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Il nuovo manuale operativo per la richiesta di accreditamento dei soggetti obbligati alla adeguata verifica

Dopo la disamina della nuova figura del titolare effettivo, che ricordiamo essere “ la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedano o controllino un'entità giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica, tale criterio si ritiene soddisfatto ove la percentuale corrisponda al 25 per cento più uno di partecipazione al capitale sociale […] la persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un'entità giuridica ” (Allegato Tecnico al D. Lgs. 231/2007 - art. 2) – per cui vi rimandiamo alla nostra quinta Newsletter – Uniocamere ha reso disponibile il Manuale operativo per l’accreditamento alla consultazione del Registro del titolare effettivo da parte dei soggetti obbligati all’adeguata verifica in materia di antiriciclaggio, definiti all’art. 3 del D. Lgs. 21 novembre 2007, n. 231. L’accesso alle informazioni contenute nel registro del titolare effettivo viene, infatti, garantito con modalità differenti a seconda dei soggetti che vi intendono accedere. La visione del registro è garantita alle Autorità (Art. 5 D.M. 55/2022) previa stipulazione di apposite convenzioni con Unioncamere. Diversamente, i soggetti con un interesse giuridico rilevante e differenziato, che hanno interesse all’accesso al registro per difendere/tutelare un proprio interesse corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata (art. 7 D.M. 55/2022), possono accedervi solo mediante la presentazione di una specifica e puntuale richiesta a Unioncamere, che deve essere adeguatamente motivata. I soggetti obbligati all’adeguata verifica in materia di antiriciclaggio devono invece seguire una preliminare procedura di accreditamento. Qual è quindi la funzione del nuovo Manuale operativo? Il Manuale operativo pubblicato, oltre a chiarire e ribadire chi sono i c.d. soggetti obbligati all’adeguata verifica in materia di antiriciclaggio, individuandoli specificamente, fornisce tutte le informazioni dettagliate e la procedura da seguire per l’accreditamento da parte di tali soggetti, a partire dalla relativa richiesta. Si tratta di un passaggio fondamentale, in quanto solo a seguito dell’accreditamento, i soggetti obbligati potranno consultare le informazioni contenute nel registro dei titolari effettivi. Di seguito il link per consultare il manuale: https://www.to.camcom.it/sites/default/files/visure-certificati/TE-Accreditamento_Manuale_Per_Utenti_04_24_123.pdf

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Titolare effettivo – nel caso di institore o procuratore quali obblighi di comunicazione

Come è noto, l’11 dicembre 2023 scade il termine per le imprese con personalità giuridica (Srl; Spa; Sapa…), per le persone giuridiche private (associazioni, fondazioni…) e per i trust e gli istituti giuridici affini ai trust, per comunicare telematicamente alla Camera di Commercio di riferimento il nominativo e i dati del/i titolare/i effettivo/i. L’obbligo è stato introdotto in adempimento a quanto stabilito dall’art. 21 D. Lgs. 231/2007 (c.d. Decreto Antiriciclaggio) e dal D.M. n. 55 del 11 marzo 2022 al fine di agevolare la lotta al riciclaggio. L’individuazione del/i titolare/i effettivo/i segue dei precisi criteri. Per le imprese con personalità giuridica il titolare effettivo è la persona fisica che ha la proprietà diretta o indiretta di una partecipazione superiore al 25% del capitale. Solo se tale condizione non è soddisfatta da alcun soggetto, per l’individuazione del titolare effettivo si dovranno osservare nell’ordine i seguenti criteri: Controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria; Controllo dei voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria; Esistenza di vincoli contrattuali per esercitare un’influenza dominante della società; Possesso di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società. Pertanto, solo quando l’individuazione del titolare effettivo non è possibile perché nessun soggetto nella persona giuridica soddisfa la condizione richiesta, si dovrà passare al criterio successivo, fino a che non si individui un soggetto che possa essere definito titolare effettivo. L’istitore o procuratore generale (rientrando nel quarto e ultimo criterio di individuazione) potrà/dovrà, pertanto, essere individuato e comunicato come titolare effettivo solo quando nella persona giuridica non vi sia un soggetto che: Abbia la proprietà diretta o indiretta di una partecipazione superiore al 25% del capitale; Abbia il controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria; Abbia il controllo dei voti sufficienti per esercitare un’influenza dominate in assemblea ordinaria; Eserciti un’influenza dominante nella società in virtù di vincoli contrattuali. Qualora vi siano più soggetti che soddisfino le condizioni richieste dovranno essere tutti comunicati come titolari effettivi.

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Il titolare effettivo

Il 9 ottobre 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy, da cui decorre il termine di 60 giorni per l’iscrizione nella Sezione dei Titolari Effettivi del Registro delle Imprese da parte di tutti i soggetti obbligati. Il termine perentorio è fissato in data 11 dicembre 2023 . Il Decreto è stato adottato in adempimento a quanto stabilito dall’art. 21 D. Lgs. 231/2007 (c.d. Decreto Antiriciclaggio ) e dal D.M. n. 55 del 11 marzo 2022 che, al fine di agevolare l’individuazione del Titolare effettivo, ha introdotto l’obbligo di comunicare lo stesso e le eventuali variazioni in una Sezione a ciò dedicata nel Registro delle Imprese. L’obbligo rappresenta un passo ulteriore nella lotta al riciclaggio. Vediamo in sintesi cosa prevede la nuova norma. Il Titolare effettivo è definito dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio come la “ persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedano o controllino un'entità giuridica , attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica, tale criterio si ritiene soddisfatto ove la percentuale corrisponda al 25 per cento più uno di partecipazione al capitale sociale […] la persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un'entità giuridica ” (Allegato Tecnico al D. Lgs. 231/2007 - art. 2). Le entità tenute all'individuazione e comunicazione al Registro Imprese del Titolare effettivo, secondo i requisiti stabiliti nel Decreto, sono quindi: I mprese con personalità giuridica (società a responsabilità limitata, società per azioni, società in accomandita per azioni e società cooperative) Le persone giuridiche private (associazioni, le fondazioni e le altre istituzioni di carattere privato, iscritte o meno al R.E.A., che hanno acquisito la personalità giuridica mediante l'iscrizione nel registro delle persone giuridiche, istituito presso le Prefetture, le Regioni e le Province autonome) I trust e gli istituti giuridici affini ai trust : trust in possesso di codice fiscale, residenti in Italia o non residenti, ma con redditi prodotti in Italia, o enti che, per assetto e funzioni, determinano effetti giuridici equivalenti a quelli dei trust. La comunicazione - soggetta al pagamento dei diritti di segreteria ed esente dall’imposta di bollo - va effettuata con una pratica telematica di comunicazione unica, da inviare alla Camera di Commercio di riferimento per il soggetto. La comunicazione è destinata esclusivamente al Registro Imprese e non prevede il coinvolgimento di altri Enti e deve avvenire mediante il nuovo modello TE. La comunicazione deve essere firmata digitalmente rispettivamente da un amministratore, da un fondatore o da un soggetto cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione, da un fiduciario (non è consentito l’uso di procura speciale). Nel caso di omessa comunicazione si applicheranno le sanzioni previste ai sensi dell’art. 2630 C.c. (sanzione amministrativa da € 103 a € 1.032). Nel caso, invece, di falsa comunicazione potrà essere applica al responsabile della comunicazione la sanzione penale dalla reclusione da sei mesi a tre anni e una multa da € 10.000 a €30.000 (art. 55 D. Lgs. 231/2007).

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Strategie di impresa: il regolamento aziendale

Il Regolamento Aziendale, sconosciuto ai più o quantomeno sottovalutato, è uno strumento fondamentale ed irrinunciabile per l’Impresa. Cosa è? Il regolamento aziendale è un documento elaborato dal Datore di Lavoro che contiene tutte le regole che governano il lavoro nell’impresa. Il documento, si affianca alle disposizioni di legge e di contratto collettivo, eventualmente riassumendole e rendendole chiare a chi non ha le competenze per comprenderle appieno, e vi aggiunge le procedure (le Policy) interne (es. la policy su orari, assenze, trasferte, utilizzo dei beni aziendali, privacy, uso dei social network, benefits ed altro ancora). Perché è utile? Il Regolamento Aziendale è un alleato del Datore di lavoro e dei Dipendenti, perché fornisce ai Lavoratori tutte le informazioni necessarie per svolgere la prestazione in modo puntuale, corretto ed efficace ed esplicita i diritti, i doveri e le conseguenze in caso di inadempimento. Il Regolamento aziendale risponde altresì alle previsioni del c.d. Decreto Trasparenza (DL 104/2022) che ha imposto ai Datori di lavoro di fornire al personale, al momento dell’assunzione o su richiesta per il personale già in forza, in modo chiaro e completo, le informazioni relative al rapporto di lavoro: identità delle parti, sede di lavoro, CCNL applicato, retribuzione e sua composizione, ferie, permessi e congedi, ecc. Ed ancora. Il Regolamento aziendale può contenere il Codice disciplinare (ovverosia il sunto dei doveri in capo ai lavoratori, le conseguenze della loro violazione e le procedure di contestazione disciplinare, difesa e comminazione delle sanzioni) che l’art. 7 Stat. Lav. (L. 300/1970) impone alle imprese di redigere ed affiggere in luogo visibile ed accessibile. Inserendo nel Regolamento aziendale tutti i contenuti sopra previsti, le Parti avranno a disposizione solo uno strumento, così semplificando il Lavoro a chi è chiamato a verificare eventuali inadempimenti. Peraltro, se le procedure sono chiare e ne viene sottolineata l’importanza, la possibilità di errore si riduce sensibilmente (con un incremento della produttività dell’azienda) e le violazioni saranno valutate con maggiore severità. Chi lo elabora? Il Regolamento aziendale è elaborato dall’imprenditore. Non è necessario il preventivo confronto con le rappresentanze sindacali, trattandosi infatti di espressione del potere direttivo, organizzativo e disciplinare in capo al datore di lavoro. Nei contesti più grandi o complessi, la consultazione può tuttavia essere di aiuto, perché permette di raccogliere anche le opinioni ed i suggerimenti di coloro i quali, quelle regole, le devono rispettare. Per la stesura di un Regolamento Aziendale corretto e completo è consigliata l’assistenza di un professionista esperto, che aiuti a raccogliere (o a creare ex novo) tutte le procedure aziendali e a riassumere opportunamente gli aspetti normativi, contrattuali e disciplinari. Il nostro studio è a Vostra disposizione per supportarvi nella stesura del documento. ***