Il Garante torna ancora una volta sulle e-mail dei dipendenti

Con il provvedimento del 17 luglio 2024 il Garante Privacy ha sanzionato una società che, attraverso un software, aveva salvato tutte le e-mail di un proprio collaboratore, conservando sia i contenuti sia i log dui accesso alla e-mail ed al gestionale aziendale e dette informazioni erano stato poi utilizzate in una successiva vertenza giudiziaria.

Il Garante ha ritenuto che tale trattamento di dati personali violi non solo la disciplina in materia di protezione dei dati personali ma costituisce altresì un illecito controllo a distanza del lavoratore, vietato dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Nel caso di specie la Società aveva attuato la conservazione delle e-mail e dei log di accesso alla posta elettronica in modo sistematico e prolungato (pari a tre anni successivamente alla cessazione del rapporto).

Il trattamento, quindi, violava i principi generali di trattamento di proporzionalità e di necessità in quanto andava oltre alle finalità dichiarate dalla Società di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale.

Ra l’altro, la Società aveva anche reso ai Lavoratori una informativa inidonea, in quanto prevedeva la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza però citare l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione.

La lettura ragionata del provvedimento porta quindi, ancora una volta, ad allertare i datori di lavoro sui rischi di una gestione superficiale della posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori.

Il trattamento dei dati, infatti, deve essere effettuato in modo professionale, con sistemi adeguati, procedure ragionate e di documentazione completa.