Accesso alle e-mail aziendali, conservazione dei dati e controlli sui dipendenti: i limiti fissati dal garante nel provvedimento n. 165/2026

Diritto di accesso del lavoratore alla casella e-mail aziendale individuale, tempi di conservazione dei messaggi di posta elettronica e dei log di navigazione internet, utilizzo di strumenti suscettibili di controllo a distanza dei dipendenti. Sono questi i principali profili affrontati dal provvedimento n. 165/2026 del Garante per la protezione dei dati personali, con cui l’Autorità è intervenuta per precisare i confini del potere datoriale nella gestione degli strumenti digitali aziendali.

Il quadro delineato dal Garante conferma come la governance dei sistemi informatici interni richieda oggi particolare attenzione, sia sotto il profilo organizzativo sia sotto quello sanzionatorio.

Il caso esaminato

La vicenda nasce dal reclamo presentato da un ex dipendente che, dopo la cessazione del rapporto di lavoro, aveva chiesto di accedere ai dati contenuti nella propria casella e-mail aziendale nominativa.

In una prima fase, la società aveva consentito un accesso limitato alle sole comunicazioni ritenute “personali”, escludendo quelle considerate attinenti all’attività lavorativa. Solo successivamente aveva consegnato ulteriore corrispondenza, previa selezione dei contenuti e anonimizzazione di parte dei dati.

Diritto di accesso: no a filtri preventivi e oscuramenti immotivati

Secondo il Garante, la condotta aziendale si pone in contrasto con la disciplina in materia di protezione dei dati personali.

L’Autorità ha ritenuto illegittima l’analisi preventiva del contenuto delle e-mail effettuata dalla società per distinguere i messaggi personali da quelli professionali, osservando che il presupposto da cui muoveva il datore di lavoro era errato: il fatto che la corrispondenza transiti su uno strumento aziendale non comporta che essa sia nella piena disponibilità esclusiva dell’impresa.

Richiamando le definizioni contenute nell’art. 4, nn. 1 e 2, del GDPR, il Garante ha ricordato che rientrano nel concetto di dato personale anche le informazioni relative all’attività lavorativa riferibili a una persona identificata o identificabile. Ne consegue che le comunicazioni presenti su un account e-mail individualizzato costituiscono dati personali del soggetto assegnatario.

Sulla stessa linea, è stata giudicata illecita anche l’attività di oscuramento e anonimizzazione dei contenuti, invocata dalla società per esigenze di tutela del segreto aziendale e dei diritti di terzi.

Il provvedimento evidenzia che il diritto di accesso può subire limitazioni solo nei casi espressamente previsti dal GDPR, tra cui le richieste manifestamente infondate o eccessive (art. 12, par. 5) oppure la necessità di salvaguardare diritti e libertà altrui (art. 15, par. 4), categoria nella quale possono rientrare anche segreti commerciali e proprietà intellettuale.

Nel caso concreto, tuttavia, il Garante ha rilevato l’assenza di elementi idonei a dimostrare un pregiudizio effettivo e specifico derivante dall’accesso richiesto dal lavoratore. Anche per questo motivo è stata accertata la violazione degli artt. 12 e 15 del GDPR.

Conservazione delle e-mail: cinque anni di backup non giustificati

Dall’istruttoria è inoltre emerso che la società, operante nel settore assicurativo, conservava in modo sistematico le e-mail contenute negli account aziendali individualizzati mediante backup offline con durata quinquennale.

La finalità dichiarata era la tutela del patrimonio informativo aziendale, anche in relazione agli obblighi di vigilanza gravanti sull’impresa.

Il Garante ha però rilevato, anzitutto, che tale trattamento non risultava adeguatamente descritto nella documentazione informativa resa ai dipendenti, in violazione dei principi di correttezza e trasparenza di cui all’art. 5, par. 1, lett. a), GDPR, nonché degli obblighi informativi previsti dall’art. 13.

Nel merito, l’Autorità ha ricordato che gli account di posta elettronica individualizzati possono contenere anche informazioni personali estranee alla sfera lavorativa, riferite sia al dipendente sia a terzi. Per questo motivo i sistemi di posta elettronica non possono essere trasformati impropriamente in strumenti di archiviazione generale del patrimonio informativo aziendale.

Per finalità documentali, secondo il Garante, occorre invece adottare sistemi dedicati di gestione documentale, strutturati con misure tecniche e organizzative meno invasive.

La conservazione prolungata dei messaggi, priva di adeguate garanzie, è stata quindi ritenuta contraria ai principi di limitazione della finalità, minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. b), c) ed e), GDPR.

Log di navigazione internet: dodici mesi ritenuti eccessivi

Il provvedimento richiama inoltre gli orientamenti già espressi dal Garante con il provvedimento n. 613/2026 in materia di conservazione dei file log destinati alla sicurezza informatica.

Nel caso esaminato, la società conservava i log di navigazione per dodici mesi, indicando finalità legate al corretto funzionamento dell’infrastruttura IT, alla prevenzione di abusi informatici e alla tutela del patrimonio aziendale.

Anche in questo caso il termine è stato ritenuto non congruo rispetto alle finalità dichiarate e, pertanto, incompatibile con i principi di proporzionalità, minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dall’art. 5 GDPR.

Controlli a distanza e art. 4 dello Statuto dei lavoratori

Un ulteriore passaggio centrale del provvedimento riguarda il rapporto tra privacy e controlli a distanza.

Il Garante ha osservato che sia il backup della posta elettronica sia la conservazione dei log di navigazione costituiscono strumenti astrattamente idonei a consentire un controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti.

Per tale ragione, tali sistemi rientrano nell’ambito applicativo dell’art. 4 della Legge n. 300/1970, che richiede, ove ne ricorrano i presupposti, il previo accordo sindacale oppure l’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Nel caso concreto, la società non aveva verificato la sussistenza delle esigenze indicate dalla norma — organizzative e produttive, sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale — né aveva attivato la procedura di garanzia prevista. Da qui il rilievo della violazione dell’art. 88 GDPR, dell’art. 114 del Codice Privacy e dei principi di liceità del trattamento.

La sanzione

Alla luce delle violazioni accertate, il Garante ha irrogato una sanzione amministrativa di 50.000 euro.

Contestualmente, ha ordinato alla società di consentire l’accesso integrale del dipendente alla casella e-mail e di adeguare le proprie procedure interne relative alla gestione della posta elettronica e dei dati connessi alla navigazione web.

Le indicazioni per le imprese

Il provvedimento n. 165/2026 conferma che la gestione degli strumenti digitali aziendali richiede un approccio integrato tra diritto del lavoro, privacy e organizzazione interna.

Per i datori di lavoro ciò significa:

• garantire il diritto di accesso ai dati senza filtri arbitrari;
• fornire informative complete e aggiornate;
• evitare utilizzi impropri della posta elettronica come archivio documentale;
• limitare i tempi di conservazione di e-mail e log ai soli periodi realmente necessari;
• verificare sempre l’eventuale applicazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.

L’adeguamento delle policy IT non rappresenta più una scelta prudenziale, ma una necessità operativa per ridurre il rischio di contenziosi e sanzioni.