Direttiva UE 2025/25 per incentivare la trasparenza dei documenti e degli atti societari, con l’utilizzo di strumenti e processi digitali

Lo scorso 30 gennaio 2025 è entrata in vigore la Direttiva UE 2025/25 - recante la modifica delle Direttive 2009/102/CE e (UE) 2017/1132 per quanto concerne l’ulteriore ampliamento e miglioramento dell’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario -, che ha l’obiettivo di incentivare la trasparenza dei documenti, delle informazioni e degli atti delle società di capitali e delle società di persone commerciali, mediante l’utilizzo di strumenti e processi digitali nel diritto societario, in modo tale da poterli utilizzare garantendo un elevato livello di accuratezza e affidabilità, sia nel mercato interno sia in situazioni transfrontaliere (si suggerisce per esempio che sia essenziale rendere disponibili più informazioni sulle società in tutta l’Unione Europea e garantire che tali informazioni siano comparabili e più facilmente accessibili, essendo opportuno basarsi sulle informazioni sulle società già presenti nei registri nazionali, rendere tali informazioni disponibili a livello dell’Unione Europea attraverso il sistema di interconnessione dei registri, nonché fornire accesso a più informazioni sia nei registri nazionali che attraverso il sistema di interconnessione dei registri. Si prevede, come ulteriore esempio, l’applicazione del principio “una tantum” per la richiesta di informazioni societarie, utilizzando quelle già presenti a sistema. Si prevende, come altro esempio, il rilascio del certificato di società UE, che contiene tutte le informazioni relative alla società, con possibilità di ottenerlo dal registro su richiesta presentata per via elettronica o su supporto cartaceo).

Ciò mediante la previsione da parte degli Stati membri di alcuni controlli preventivi – di tipo amministrativo, giudiziario o notarile, o una loro combinazione, nel rispetto degli ordinamenti giuridici e delle tradizioni giuridiche degli Stati membri, compresi i registri delle imprese che sono autorità amministrative o giudiziarie -, con la previsione di obbligatorietà di tali controlli, non solo per la costituzione interamente online di società, ma anche per qualsiasi altra forma di costituzione di società. Analogamente, la Direttiva UE prevede che tali controlli dovrebbero essere effettuati negli Stati membri che consentono ancora il ricorso ad altri metodi di presentazione oltre alla presentazione online, in modo da sottoporre tutte le informazioni iscritte nel registro allo stesso livello di controlli, adattando tali controlli e altri requisiti alle caratteristiche specifiche di altre forme di costituzione di società (per esempio, i modelli online sono utilizzati dai richiedenti solo nell’ambito della procedura per la costituzione interamente online di società). Nella Direttiva UE si prevede l’opportunità di effettuare un controllo di legalità dell’atto costitutivo della società, del suo statuto (se quest’ultimo forma oggetto di atto separato) e di qualsiasi modifica di tali documenti, trattandosi dei documenti più importanti riguardanti una società.

La Direttiva suggerisce agli Stati membri di prevedere controlli elettronici pubblici complementari sull’identità, la capacità giuridica e la legalità (per l’identificazione corretta e sicura dei fondatori e degli amministratori della società, nonché per la verifica della loro capacità giuridica), che potrebbero includere controlli pubblici audiovisivi a distanza dell’identità, compresi controlli elettronici delle foto d’identità.

La Direttiva ricorda come sia opportuno istituire una procura digitale dell’UE, che dovrebbe basarsi su un modello comune europeo multilingue che le società possono decidere di utilizzare per autorizzare una persona a rappresentare la società in procedure specifiche aventi una dimensione transfrontaliera e rientranti nell’ambito di applicazione della presente direttiva.

La Direttiva, al fine di garantire che tutti i cittadini dell’Unione Europea possano beneficiare dei vantaggi derivanti dalla messa a disposizione di un maggior numero di informazioni sulle società nei registri delle imprese, reputa essenziale che tali informazioni siano fornite alle persone con disabilità in formati accessibili.